NTKC.NL







Print deze pagina

C. REGLEMENT VOOR DE CLUBSTRUCTUUR

(Vastgesteld op de ALV van 30 september 1995 te Austerlitz en aangepast op de ALV van 31 maart 2012)

Inhoud:

C.1 Algemene ledenvergadering
C.2 Hoofdbestuur
C.3 Clubraad
C.4 Afdelingen
C.5 Slotbepaling

C.1. Algemene Ledenvergadering (artikel 6.1 tot en met 10.3 en artikel 18 van de statuten)

Art. C.1.1. De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt in maart gehouden. Zij wordt bijeengeroepen binnen de termijn zoals aangegeven in artikel 7.2 van de statuten en onder vermelding van plaats en tijdstip, bij voorkeur door publikatie in het cluborgaan.

Art. C.1.2. Het hoofdbestuur stuurt uiterlijk zeven weken voor de datum van de algemene ledenvergadering aan de leden, kennismakingsleden, buitengewone leden en hun gezinsleden en aan de donateurs:
- de agenda;
- een toelichting op de agendapunten.

Art. C.1.3. Voorstellen van afdelingen en secties zoals bedoeld in artikel 9.4 van de statuten moeten uiterlijk 1 december in het bezit zijn van de secretaris van het hoofdbestuur.

Art. C.1.4. Amendementen van afdelingen en secties zoals bedoeld in artikel 9. van de statuten moeten uiterlijk vierweken voor de algemene ledenvergadering in het bezit zijn van de secretaris van het hoofdbestuur. De secretaris brengt deze amendementen uiterlijk twee weken voor de vergadering ter kennis van de in artikel C.1.2 genoemde personen.

Art. C.1.5. De kandidaatstelling door een afdeling voor leden van de financiŽle commissie dient uiterlijk vier weken voor de algemene ledenvergadering in het bezit te zijn van de secretaris, vergezeld van een toe- stemmende verklaring van de kandidaat.

De secretaris brengt deze kandidaten uiterlijk twee weken voor de vergadering ter kennis van de in artikel C.1.2 genoemde personen.

C.2. Hoofdbestuur (artikel 11.1 tot en met 14.5 van de statuten)

Kandidaatstelling, benoeming en aftreden bestuursleden

Art. C.2.1. De leden van het hoofdbestuur mogen geen lid zijn van een afdelings- of sectiebestuur of uit hoofde van hun beroep of bedrijf belang hebben bij het kamperen.

Art. C.2.2. De door het hoofdbestuur voorgedragen bestuurskandidaten moeten uiterlijk zeven weken voor de algemene ledenvergadering bekend worden gemaakt.
Kandidaatstellingen voor leden van het hoofdbestuur dienen vier weken voor de algemene ledenvergadering in het bezit te zijn van de secretaris, vergezeld van een toestemmende verklaring van de kandidaat. De secretaris brengt deze kandidaten uiterlijk twee weken voor de vergadering ter kennis van de in artikel C.1.2 genoemde personen.

Art. C.2.3. Trekt een gestelde kandidaat zich terug, dan kunnen staande de algemene ledenvergadering andere leden kandidaat gesteld worden, mits deze kandidatuur gesteund wordt door tenminste tien stemgerechtigde leden.

Art. C.2.4. De totale aaneengesloten duur van het bestuurslidmaatschap mag de negen jaren niet overschrijden.

Art. C.2.5. In de vacature, die ontstaat door het tussentijdse aftreden van een lid, voorziet het hoofdbestuur tot aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering. In het rooster van aftreding komt een tussentijds benoemd lid in de plaats van het afgetreden lid.

Taakverdeling tussen de leden van het hoofdbestuur

Art. C.2.6. De voorzitter leidt de vergadering van het dagelijks bestuur en hoofdbestuur alsmede de vergadering van de clubraad en de algemene ledenvergadering. Bij zijn ontstentenis wordt gehandeld volgens de statuten.

Art. C.2.7. De secretaris heeft tot taken:
a. het verzorgen van de convocaties voor de in artikel C.2.6 genoemde vergaderingen;
b. het opstellen van de notulen van deze vergaderingen, die na goedkeuring door de desbetreffende vergadering door voorzitter en secretaris worden ondertekend;
c. tenzij de notulen van een algemene ledenvergadering kort na de vergaderdatum gepubliceerd worden, het spoedig publiceren van een lijst van de besluiten, die ter vergadering genomen werden;
d. het bewaren van alle belangrijke documenten gedurende de wettelijke termijn of voor onbepaalde tijd, indien dit voor de kennis van de historie van de vereniging van belang is;
e. het opstellen van het jaarlijkse verslag aan de algemene ledenvergadering over de verrichtingen van de vereniging;
f. het verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie van het hoofdbestuur en het dagelijks bestuur.

Art. C.2.8. De penningmeester heeft tot taken:
a. het beheer van de geldmiddelen en alle overige vermogensbestanddelen van de vereniging en het voeren van de daarvoor noodzakelijke administratie;
b. het jaarlijks rekening en verantwoording geven aan de financiŽle commissie en aan de algemene ledenvergadering;
c. het jaarlijks, in overleg met het hoofdbestuur, opstellen van een begroting, die in de algemene ledenvergadering wordt behandeld.

Art. C.2.9. De goedkeuring van het verslag van de penningmeester door de algemene ledenvergadering strekt tot dťcharge van de penningmeester voor zijn financieel beheer en tot dťcharge van het hoofdbestuurvoor zijn financieel beleid.

Art. C.2.10. Tegenover dagelijks bestuur, hoofdbestuur en financiŽle commissie is de penningmeester te allen tijde tot opening van de boeken gehouden.

Art. C.2.11. De werkzaamheden van de overige leden van het hoofdbestuur worden in onderling overleg geregeld. In elk geval dienen de volgende taken te worden toegewezen aan een of meer bestuursleden:
het beleid met betrekking tot het beheer van de clubterreinen, het coŲrdineren en stimuleren van clubactiviteiten, het beleid met betrekking tot de externe promotie, de clubadministratie en de eindredactie van de website en het cluborgaan

Art. C.2.12. Voor het aangaan van financiŽle verplichtingen met een waarde kleiner dan vijfentwintigduizend euro kan ťťn lid van het dagelijks bestuur de vereniging vertegenwoordigen.

C.3. Clubraad (artikel 9.3, 15.1 tot en met 15.7, 20.1, 21.1 en 22.1 van de statuten)

Art. C.3.1. De clubraad komt per verenigingsjaar tenminste eenmaal bijeen, in de maand november.

Art. C.3.2. De clubraad bestaat uit:
a. Clubraadsleden, omvattende drie vertegenwoordigers van elke afdeling. Zij zijn de stemgerechtigde leden van de clubraad.
Twee leden van de afvaardiging zijn de voorzitter en de secretaris van het afdelingsbestuur. Zij worden bij verhindering vervangen door andere door het afdelingsbestuur uit zijn midden aan te wijzen bestuursleden.
Een lid van de afvaardiging is een afdelingslid, geen lid van het afdelingsbestuur zijnde, die op de afdelingsvergadering van oktober door de leden van de afdeling voor het lopende verenigingsjaar wordt gekozen. Dit lid wordt bij verhindering vervangen door een eveneens op deze vergadering door de leden voor het lopende verenigingsjaar gekozen reservelid.
De afdeling kan geen andere dan de hierboven genoemde leden respectievelijk reserveleden afvaardigen.
b. Clubraadsdeelnemers, omvattende de niet-stemgerechtigde functionarissen, zoals aangeduid in artikel 15.2 van de statuten. De vertegenwoordiging van de secties is op dezelfde wijze samengesteld als de in dit artikel onder a. genoemde vertegenwoordiging van de afdelingen.

Art. C.3.3. Het secretariaat wordt gevoerd door de secretaris van de vereniging.

Art. C.3.4. De termijn van oproeping voor de clubraadsvergadering bedraagt tenminste zestig dagen.
De voorstellen van het hoofdbestuur alsmede van de afdelingen en secties zoals genoemd in artikel 15.3 van de statuten moeten uiterlijk eenentwintig dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de secretaris van het hoofdbestuur. De agenda, met zo mogelijk een toelichting op de te behandelen onderwerpen, dient uiterlijk veertien dagen voor de vergadering in het bezit van de deelnemers te zijn.

Art. C.3.5. Voorstellen, die de clubraad ter besluitvorming aan de algemene ledenvergadering zal voorleggen, worden door de secretaris op de agenda van deze ledenvergadering geplaatst.

Art. C.3.6. Een voorstel dat in verband met artikel 9.3 van de statuten is terugverwezen naar de clubraad wordt op de agenda geplaatst van de volgende algemene ledenvergadering in al dan niet gewijzigde vorm, dan wel in de vorm van een beargumenteerd advies het voorstel te laten vervallen, waarna de algemene ledenvergadering het voorstel bekrachtigt of afwijst, dan wel het advies overneemt.

C.4. Afdelingen (artikel 9.4, 9.5, 12.3 en 16.1 tot en met 16.5 van de statuten)

Bestuur van de afdeling

Art. C.4.1. Leden van het afdelingsbestuur worden door de afdelingsledenvergadering benoemd. Alleen leden behorende tot een afdeling kunnen bestuurslid in die afdeling worden, tenzij het hoofdbestuur daarvan tijdelijke ontheffing verleent.
Afdelingsbestuursleden die tijdens hun zittingsperiode naar een andere afdeling verhuizen kunnen tot het einde van die periode aanblijven als bestuurslid in de oude afdeling. Zij worden daarna ingedeeld bij de andere afdeling.

Art. C.4.2. Het afdelingsbestuur bestaat tenminste uit voorzitter, penningmeester, secretaris en terreincommissaris. Met goedkeuring van de afdelingsledenvergadering kunnen meer leden benoemd worden.
De voorzitter wordt in functie gekozen.

Art. C.4.3. De benoeming van de leden van het afdelingsbestuur geschiedt uit een of meer bindende voordrachten. Zowel het afdelingsbestuur als tien leden van de afdeling tezamen kunnen iemand kandidaat stellen.
Een voordracht van een groep van tien leden dient vijftien dagen voor de afdelingsvergadering schriftelijk aangemeld te worden bij de secretaris, vergezeld van een verklaring van toestemming van de gestelde kandidaten.
Voorts zijn bij de benoeming van afdelingsbestuursleden de bepalingen van kracht die in artikel 11.3 tot en met artikel 11.7 van de statuten voor de benoeming van leden van het hoofdbestuur zijn vermeld.

Art. C.4.4. Jaarlijks treedt een derde van het aantal leden van het afdelingsbestuur af volgens vooraf opgesteld rooster; zij zijn terstond herkiesbaar. De totale aaneengesloten duur van een bestuurslidmaatschap mag de negen jaren niet overschrijden.

Art. C.4.5. Een afdelingsbestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of twee van de overige bestuursleden dit nodig vinden. Er kunnen besluiten genomen worden indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden ter vergadering aanwezig is.

Art. C.4.6. Het afdelingsbestuur dient jaarlijks voor i november de rekening en verantwoording van de penningmeester over het per 30 september beŽindigde verenigingsjaar in bij de penningmeester van het hoofdbestuur.

Art. C.4.7. De door de penningmeester ingediende rekening en verantwoording wordt gecontroleerd door een kascontrolecommissie van tenminste twee meerderjarige stemgerechtigde leden, benoemd door de afdelingsledenvergadering; zij treden jaarlijks af, waarbij ťťn hunner niet terstond herkiesbaar is.
De afdelingssecretaris deelt bovenbedoelde benoeming schriftelijk mee aan de financiŽle commissie, onder vermelding van de namen en adressen van de leden. De kascontrolecommissie brengt schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan de afdelingsledenvergadering. Een getekend exemplaar van het verslag zendt zij aan de financiŽle commissie. Deze heeft de bevoegdheid de kascontrolecommissie van de afdeling aanwijzingen te geven voor het vervullen van haar taak.

Art. C.4.8. Tegenover afdelingsbestuur en kascontrolecommissie, alsmede tegenover de penningmeester van het hoofdbestuur en de financiŽle commissie, is de afdelingspenningmeester te allen tijde tot opening van boeken gehouden.

Art. C.4.9. De afdelingssecretaris zendt jaarlijks voor i november een afschrift van de jaarverslagen zoals bedoeld in artikel C.4.11 sub a aan de secretaris van het hoofdbestuur. Verder deelt hij eveneens voor genoemde datum de namen van afgetreden bestuursleden en de namen en adressen van benoemde bestuursleden mede en doet tevens opgave van de verkozen afvaardiging voor de clubraad.
Art. C.4.10. De afdelingsbesturen zijn voor de vervulling van hun taak verantwoording verschuldigd tegenover hun afdelingsledenvergadering en het hoofdbestuur.

Afdelingsledenvergadering

Art. C.4.11. De afdeling houdt jaarlijks in oktober een gewone ledenvergadering. Plaats, tijdstip en agenda worden vastgesteld door het afdelingsbestuur. Deze vergadering behandelt in ieder geval:
a. jaarverslag van de secretaris, terreincommissaris en toersecretaris; b. rekening en verantwoording van de penningmeester, de afdelings- en terreinbegroting, het verslag van de kascontrolecommissie;
c. de verkiezing van de leden van het afdelingsbestuur;
d. de verkiezing van de afvaardiging naar de clubraad en van de kascontrolecommissie.
Daarnaast behandelt de afdelingsledenvergadering onderwerpen op verzoek van de clubraad.
Verder wordt jaarlijks een afdelingsledenvergadering gehouden uiterlijk zes weken voor de algemene ledenvergadering, waarin in ieder geval de agenda van laatstgenoemde vergadering behandeld moet worden.

Art. C.4.12. Leden hebben uitsluitend stemrecht in de eigen afdelingsvergaderingen.

Art. C.4.13. Afdelingsledenvergaderingen worden tenminste dertig dagen voor de datum van de vergadering aangekondigd met vermelding van agendapunten van de afdeling en de door het afdelingsbestuur gestelde kandidaten voor het afdelingsbestuur. Een algemene voor alle afdelingsledenvergaderingen geldende agenda wordt opgenomen in het cluborgaan dat direct voorafgaande aan de afdelingsledenvergaderingen verschijnt.

Art. C.4.14. Tien leden kunnen tezamen voorstellen indienen ter behandeling in de afdelingsledenvergadering.

Art. C.4.15. Trekt een kandidaat voor een bestuursfunctie zich terug, dan kunnen staande de vergadering andere leden kandidaat gesteld worden en desgevraagd de vacature tijdelijk waarnemen. Deze kunnen in de eerstvolgende afdelingsledenvergadering worden gekozen.

Art. C.4.16. Extra ledenvergaderingen van de afdeling worden gehouden, wanneer het hoofdbestuur dan wel het afdelingsbestuur dit noodzakelijk acht of tenminste tien stemgerechtigde leden daartoe, onder vermelding van de te behandelen onderwerpen, een schriftelijk verzoek bij de secretaris van de afdeling indienen. Heeft de voorzitter een maand na een verzoek de vergadering nog niet uitgeschreven, dan kunnen de verzoekers zelf tot een bijeenroeping overgaan.

FinanciŽn van de afdeling

Art. C.4.17. Teneinde de afdelingen de gelegenheid te bieden hun taak zoals genoemd in de statuten uit te voeren worden door de penningmeester van het hoofdbestuur de benodigde middelen ter beschikking gesteld. Dit geschiedt op basis van de door het hoofdbestuur goedgekeurde afdelingsbegroting en rekening houdend met het in de afdelingskas aan het begin van het desbetreffende clubjaar beschikbare afdelingskassaldo.

Art. C.4.18. De voor het beheer van terreinen benodigde middelen worden op basis van de terreinbegroting, na overleg tussen het afdelingsbestuur en vertegenwoordigers van het hoofdbestuur, uiteindelijk door het hoofdbestuur vastgesteld.

Art. C.4.19. De afdeling int namens het hoofdbestuur de kampgelden op de door haar beheerde clubterreinen en draagt deze af aan de penningmeester van het hoofdbestuur.

C.5. Slotbepaling

Art. C.5.a. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het hoofdbestuur.